Образец книги учета материальных ценностей. Журнал выдачи расходных материалов Обязательные реквизиты в документе учета движения инструмента
, 888.02kb.
Инвентарный номер | Наименование | Количество | Дата и номер акта списания | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 6 (к п.1.12)
УТВЕРЖДЕНО
Госкомнефтепродуктом СССР
Журнал проверки состояния охраны труда
Дата проверки | Выявленные недостатки | Мероприятия по их устранению | Ответственный за выполнение | Срок выполнения | Должность проверяющего, фамилия, имя, отчество | Отметка ответственного работника о выполнении мероприятия | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 7 (к п.1.12)
УТВЕРЖДЕНО
Госкомнефтепродуктом СССР
Журнал посещения и осмотра АЗС должностными лицами
Должность, фамилия, имя, отчество проводившего осмотр | Объект осмотра | Дата осмотра | Замечания и предложения | Срок устранения недостатков | Принятые меры по устранению недостатков | Дата, подпись устранившего недостатки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение 8 (к п.3.13)
АЗС N ____________________________________________________________________________
(нефтебазы, комбината, управления)
"____ " ___________________
Акт о зачистке резервуара и проверке на герметичность
Основание:
Составлен комиссией в составе:
Председатель
Члены комиссии:
Составили настоящий акт в том, что произвели внутренний технический осмотр __________________ после зачистки из-под __________________
Нефтепродукт
для заполнения _________________________
Нефтепродукт
Перед зачисткой из резервуара извлечен остаток
В количестве ____________ кг.
Нефтепродукт
Качество выполняемой работы _______________ соответствует требованиям ГОСТ 1510-84,
резервуар после зачистки испытан на герметичность.
Председатель комиссии
Члены комиссии
Приложение 9 (к п.5.24)
Лицевая сторона
Образец обложки удостоверения
на право продажи нефтепродуктов
за наличный расчет
Удостоверение на право продажи нефтепродуктов
за наличный расчет
Продолжение приложения 9
Территориальное (областное) Марка автомашины________________________
управление Госкомнефтепродукта союзной республики ССР Государственный номер__________________________
Регистрационный номер автомобиля_______________
Удостоверение N__________ Государственный номер прицепа__________________
Фамилия____________________________________________ Регистрационный номер прицепа_________________
Отчество____________________________________________ Принадлежность нефтебазе, комбинату,
Место работы________________________________________ Управлению автозаправочных станций____________
Должность___________________________________________ _____________________________________________
______________________________________________
Дата выдачи удостоверения
Срок действия удостоверения
Подпись: Начальник территориального (областного) управления госкомнефтепродукта союзной республики
Примечание. При отсутствии территориального деления, удостоверение подписывается заместителем председателя госкомнефтепродукта союзной республики
АКТ N__________
приемки (сдачи) нефтепродуктов по трубопроводу на автозаправочной станции
От "___"_______________________19___г.
Мы, нижеподписавшиеся, товарный оператор нефтебазы ___________________ и заправщик
(фамилия, имя, отчество)
АЗС N _____ _____________________________________ в присутствии представителя администрации нефтебазы _______________________
(фамилия, имя, отчество)
Произвели перекачку
(должность) (фамилия, имя, отчество)
нефтепродуктов из емкостей нефтебазы в емкости АЗС в следующем количестве:
Продолжение прил.10
Нефтепродукт, | Показатели замеров в резервуарах АЗС | Плотность | Фактическая | Масса | Фактически |
||||||||
начало и конец перекачки | Номер резервуара | уровень, мм | объем, л | поправки, л | нефтепродукта, г/см 3 | температура, °С | нефтепродукта, кг | принято (сдано), кг |
|||||
общий | в том числе воды | всего | в том числе | на коррекцию, +, - | на уклон резервуара +, - | чистый объем нефтепродукта | |||||||
воды | нефтепродукта | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Бензин: | |||||||||||||
до перекачки | |||||||||||||
после перекачки |
Всего нефтепродуктов_________________________________________
(количество прописью)
Сдал___________________ Принял_____________________ Представитель администрации нефтебазы___________________
(подпись) (подпись) (подпись)
Приложение 11 (к п.9.13)
УТВЕРЖДЕНО
Госкомнефтепродуктом СССР
Журнал учета показаний суммарных счетчиков ТРК, отпускающих
нефтепродукты индивидуальным владельцам
транспортных средств
Дата | Часы | Показания суммарных счетчиков | Фамилия, имя, | Фамилия, имя, отчество |
|||
работы | номер ТРК, марка бензина | номер ТРК, марка бензина | номер ТРК, марка бензина | номер ТРК, марка бензина | отчество заправщика, снявшего показания счетчика | должностного лица, производящего периодическую или внезапную проверку АЗС |
|
Приложение 12 (к п.11.8)
В процессе деятельности организации практически невозможно обойтись без приобретения и использования различных хозяйственных принадлежностей, инвентаря и инструмента. Инструмент может быть как обычным, бытовым, для мелкого ремонта (например, набор гаечных ключей, отверток), так и более дорогостоящим - для выполнения специфических задач.
В бухгалтерском учете инструменты и хозяйственные принадлежности могут относиться как к материально-производственным запасам, так и к основным средствам. На это влияет, в частности, их стоимость и срок полезного использования. Порядок и способы списания стоимости имущества в расходы должны быть закреплены в учетной политике организации.
Количество необходимого и используемого инструмента будет различаться в зависимости от сферы деятельности компании, количества помещений (складов, цехов и пр.), численности работников. Однако даже в небольших компаниях необходимо организовать учет имеющегося инструмента.
Журнал учета и выдачи инструмента можно приобрести в готовом виде в типографии. Обычно готовые журналы выглядят следующим образом: титульный лист, основная часть, оформленная в виде таблицы. Однако компания вправе разработать форму документа своими силами, отразив в документе дополнительную необходимую информацию с учетом особенностей деятельности или, наоборот, упростить ведение данного документа и предусмотреть графы для заполнения самой необходимой информации. Руководитель компании самостоятельно принимает решение, в какой форме вести учет используемого инструмента в компании (приобрести готовый журнал с необходимым оформлением или разработать собственную форму документа).
Не стоит включать в журнал учета инвентаря много полей для отражения информации и усложнять его заполнение. Не стоит забывать о главной функции, которую должен выполнять журнал – учет имеющегося и выданного инструмента. Давайте разберем подробнее, какую информацию необходимо отразить в журнале, как правильно оформить журнал, кто должен отвечать за оформление документа и его сохранность.
Журнал учета инструмента (образец)
Если учет инструмента в организации ведется с помощью журнала, то целесообразно определить сотрудника, который будет отвечать за его заполнение и сохранность. Таким сотрудником может выступать, например, кладовщик или заведующий складом.
Титульный лист журнала может включать название документа, название компании, дату начала и окончания ведения журнала. Основная часть документа оформляется в виде таблицы. Журнал учета инструмента обычно содержит следующую информацию:
- Порядковый номер записи;
- Наименование инструмента, который был выдан работнику, его инвентарный номер ;
- Характеристики инструмента: модель, марка, тех.особенности;
- Количество выданных инструментов;
- ФИО сотрудника, которому был выдан инструмент (дополнительно можно отразить информацию о структурном подразделении, местонахождении - зависит от численности компании и количества трудящихся в ней работников);
- Дата, когда инструмент был выдан;
- Подпись в получении инструмента или его сдачи (можно предусмотреть отдельное поле для примечаний).
Журнал учета инструмента обязательно должен быть пронумерован и прошит. Количество листов, которое содержит журнал, необходимо зафиксировать на последней странице. Кроме того, на последней странице журнала необходимо поставить заверяющую подпись руководителя и печать организации (при ее наличии).
По заданному вопросу можно судить, что все требования к ведению журналов инвентарного учета на предприятии уже соблюдаются (прошивка, нумерация страниц, удостоверительная надпись на обороте и т.п.). Остается сделать лишь небольшое пояснение.
Понятие «инвентарный учет» используется в конфиденциальном делопроизводстве , когда необходимо учитывать (идентифицировать в пределах документопотока и индексировать) не только сам документ, но и его носитель (лист, бланк, скрепленный или сброшюрованный многостраничный документ, формат, форму и т.п. внешние признаки документа).
Если речь идет о научно-технической документации промышленного предприятия, то в понятие «учет инвентарный» входит фиксирование состава и сведений о конфиденциальной технической документации , о сброшюрованных документах, документах выделенного хранения и других документах на любом носителе, не включаемых в номенклатуру дел ; на инвентарный (списочный, перечневый учет по номерам по порядку) ставятся носители информации (документы предварительного учета), а также законченные делопроизводством дела (дела с исполненными документами), сами учетные журналы и картотеки. Это необходимо для аналитической работы по защите информации:
- фиксирования исходных и рабочих сведений о документе, его комплектности и целостности всех элементов;
- контроля местонахождения документов и доступа к ним работников предприятия;
- проверки реального наличия документов;
- для проведения аналитической работы по изучению и проверке осведомленности работников с содержанием документов.
Учет конфиденциальных документов, в том числе и инвентарный, ведется централизованно службой безопасности (службой делопроизводства или отделом по работе с технической документацией, если им поручен конкретный участок работы с соответствующими конфиденциальными документами) и включает следующие операции:
- индексирование документов,
- первичную регистрацию исходных сведений о документе, ведение журнала или формирование картотек (баз данных),
- ежедневную проверку правильности регистрации документов и их наличия.
При этом из журнала (картотеки или базы данных) на носитель / документ переносится порядковый номер инвентарного учета носителя, который оформляется в правом верхнем углу документа или его титульного листа (если документ сброшюрован и имеет обложку). Он называется грифом инвентарного учета , поскольку в нем кратко фиксируется и соответствующий гриф ограничения доступа по виду тайны (степени конфиденциальности).
Пример 1
Грифы инвертарного учета
Свернуть Показать
А в журнале инвентарного учета по видам носителей документов должны быть зафиксированы следующие сведения:
Пример 2
Журнал инвертарного учета
Свернуть Показать
Приведенные примеры оформления инвентарного учета представляют собой обобщение опыта «лучших практик» и, конечно, имеют рекомендательный характер. Каждое предприятие, являясь владельцем соответствующей информации и предпринимая меры по ее защите, самостоятельно регламентирует виды и способы идентификации, регистрации документов и учета их носителей по виду соответствующей тайны.
Порядок инвентарного учета носителей может быть оформлен:
- в качестве раздела в общей Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
- если конфиденциальных документов / документов ограниченного распространения в организации немного, то можно разработать специальный Регламент регистрации и учета документов ограниченного доступа / ограниченного распространения . В данном регламенте в зависимости от вида документа и вопроса / направления деятельности предприятия и по виду тайны сначала оформляется раздел о порядке инвентарного учета носителей документов, а потом - раздел о регистрации собственно документов;
- а если речь идет о научно-технических производственных документах, то более конструктивным и современным способом регламентации применяемого инвентарного учета будет следующий:
- в производственной или рабочей инструкции, в которой устанавливаются параметры какого-либо производственного процесса, четко выделяются алгоритм реализации и соответствующая блок-схема; специалисты отрасли, разработчики инструкций и регламентов обычно соблюдают это правило;
- в алгоритме и блок-схеме процесса анализируется, формализуется и регламентируется информация, порядок ее документирования в зависимости от вида тайны и применяемые при этом носители (бумажные, электронные, их форматы); в регламентации этих так называемых документоориентированных составляющих или аспектов специалистам отрасли могут помочь представители службы безопасности и службы делопроизводства. Причем на практике может оказаться, что конфиденциальность устанавливается не всегда и не в любом производственном процессе;
- в уже формализованном порядке документирования в зависимости от вида тайны (степени конфиденциальности) выделяются и устанавливаются отдельно порядок инвентарного учета носителей информации документов и порядок регистрации самих документов.
Таким образом, инвентарный учет носителей «вписывается» в регламентированный процесс по основным производственным функциям предприятия за счет четкой регламентации порядка документирования этого процесса. Решение данной задачи обычно входит в зону ответственности службы безопасности или другого подразделения, которому поручается ведение конфиденциального делопроизводства.
В «открытом» делопроизводстве служба документационного обеспечения управления инвентарный учет практически не применяет, а по аналогии с инвентарным учетом отдел кадров учитывает в основном трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствующей книге утвержденной формы.
Единица учета в экономике – это хозяйствующий субъект. Другими словами, производственное предприятие или коммерческая фирма. Формы учета в компания стандартизированы. Это правило относится и к ведению специальных журналов по учету движения материальных ценностей.
Инструмент и инвентарь – имущество хозяйствующей единицы, которое должно быть отделено от собственности участников и учтено по всем правилам. Журнал учета и выдачи инструмента призван раскрыть все операции, которые производились с предметами с момента их покупки.
Если говорить об отраслях промышленности, то журнал учета инструмента образец именно отраслевой формы не имеет. Это говорит о том, что руководитель сам принимает, решение, в какой форме вести учет используемого инструмента в компании. Главное, чтобы в документе были все реквизиты.
Обязательные реквизиты в документе учета движения инструмента
Модифицировать графы можно, но в пределах основных требований законодательства к первичным документам. Это означает, что журнал учета инструмента должен содержать следующие поля:
- Нумерация в порядке заполнения по порядку
- Идентификационное обозначение инструмента
- Указание на его тип/марку/параметры
- Место нахождения/выдачи инструмента
Дополнительно может быть предусмотрена графа «Примечание», в который кладовщик указывает справочную информацию, которая поможет ему понять, где именно и какой инструмент находится.
Журнал учета инвентаря образец
Хозпринадлежности и инвентарь есть во всех компания, а, следовательно, их нужно правильно учесть. Важно понимать, что учитывать предметы можно как в составе основных средств, так и в качестве материалов. Такое правило предписано Приказом 157н Министерства Финансов РФ от 01.12.2010 г. и инструкцией по применению документа.
При отнесении инвентаря к основным активам фирмы, следует посмотреть, соответствует ли имущество критериям ПБУ 6/01 и ограничениям п. 39 вышеназванного приказа. Согласно нормам не могут быть ОС предметы со сроком службы до 12 месяцев, даже если они стоят очень дорого. В любом случае, независимо от варианта учета инвентаря, понадобится журнал.
Правила ведения журнала учета инвентаря
Руководитель обязан специальным приказом назначить ответственного сотрудника по заполнению данного документа. Он отвечает и за сохранность бланков. Более того, документу присваивается собственный инвентарный номер.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: журнал учета инвентаря нужно хранить 45 лет.
До начала ведения записей следует:
- Прошить все листы журнала
- Скрепить журнал подписью и печатью
- Проставить нумерацию всех страниц
- Указать дату начала ведения документа
Не обязательно все подготовительные процедуры делать самостоятельно. Можно заказать журнал сразу с готовой прошивкой и нумерацией листов книги.
Как защитить журналы от влаги и загрязнения
Выбирая бланк для покупки, обратите внимание на его обложку, ведь хранить книгу придется несколько десятилетий. Значит, она должна быть надежно защищена от пыли и намокания. С этой задачей хорошо справится процедура ламинирования или наличие фабричной обложки из прочного пластика.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
За прием, хранение, учет товарно-материальных ценностей в организации должны отвечать определенные работники (например, это может быть заведующий складом или кладовщик), которые несут ответственность за правильное оформление операций по приему и отпуску. В штате компании может отсутствовать соответствующая должность, но обязанности могут быть возложены на другого работника. При этом с ним обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности .
Наличие и движение того или иного товара работник должен отражать в соответствующих первичных документах, формы которых компания вправе разработать самостоятельно. В качестве образца для разработки документа могут использоваться и дорабатываться унифицированные формы документов.
Журнал складского учета (образец)
Если организация применяет сортовой метод учета, то ей необходимо учитывать отдельно поступление каждого вида товара. Так, поступление товаров может отражаться в карточке складского учета , которая содержит количество поступившего товара и дату его поступления отдельно по каждому виду товаров. В качестве альтернативы использования карточек на складе может заполняться журнал складского учета. Если учет на складе ведется с помощью журнала, то на каждый вид товара открывается свой отдельный раздел. В каждом разделе указывается фактически та же информация, что и в карточках складского учета.
Журнал складского учета обычно содержит следующую информацию:
- общие данные: наименование организации, структурного подразделения и т.д.;
- данные о материально-ответственном работнике , который отвечает за ведение журнала;
- место размещения товара на складе с указанием ячейки, стеллажа;
- общие характеристики товара: сорт, марка, размер и т.д.;
- наименование товара;
- дата внесения записи, номер записи по порядку, данные документа (дата и номер), который служит основанием для внесения записи;
- сведения о том, от кого получен или кому отпущен товар;
- сведения о приходе и расходе.
Каждая запись в журнале заверяется подписью материально-ответственного лица с указанием даты заполнения. В журнале также может присутствовать раздел, отражающий факт проверки сведений, содержащихся в журнале. Обычно он включает в себя данные о дате проверки, замечаниях или иных комментарии по факту проверки, данные о проверяющем лице.
Все страницы журнала должны быть пронумерованы по порядку, а сам журнал складского учета прошит. На последней странице должно быть зафиксировано количество страниц, должна стоять заверяющая подпись главного бухгалтера и дата начала заполнения. Ниже представлен образец журнала.