Пребывание делегации. «программа пребывания делегации» по дисциплине: «деловой протокол

Регистрация

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение трех дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

лица, имеющие дипломатические паспорта, и члены их семей;

лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;

лица, прибывшие на срок до трех суток, не считая праздничных и выходных дней;

лица, не достигшие 18-летнего возраста;

лица, следующие транзитом через территорию РФ;

иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более трех месяцев.

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

встреча (в аэропорту или на вокзале);

размещение (в гостинице или загородной резиденции;

деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);

приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);

культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель. При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2-3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость - глава иностранной делегации и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

Если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;

Если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева - глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита не более 30 минут. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение - чай, кофе, фрукты. Вино не подается. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу - максимум на 15 минут с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

Главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;

Главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее - члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом - по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече только в обратном порядке.

Лучше вести переговоры, чем не вести их. Восточная мудрость

Глупые ссорятся, а умные договариваются. Русская пословица

Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в российской жизни реалии, как многопартийность в политике и рыночные отношения в экономике. Сегодня все чаще приходится прибегать к переговорам, поскольку каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые затрагивают его интересы. Все меньше и меньше людей соглашается с навязанными кем-то решениями, будь то в деловой сфере, политике или семейных отношениях. Уже сегодня большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагают определенные надежды, справедливо полагая, что они должны:

привести к разумному соглашению, если таковое возможно;

улучшить или по крайней мере не испортить отношений.

Современные средства связи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества.

В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствующем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровождении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делегации прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Программы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внутренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный характер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресторана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор переговоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.

Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.

Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.

Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:

Лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;

Дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;

Ответственное за данное мероприятие лицо (лица);

Количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;

Места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;

Вопросы транспортного и бытового обслуживания;

Организация культурной программы;

Вопросы, связанные с работой переводчика (если ктото из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.

В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).

Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.

ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Лютик»

И.И. Иванов

ПРОГРАММА

18.06.2009 № 1

пребывания иностранной делегации из Великобритании

Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.

Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:

Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.

Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:

Дата, день недели		Мероприятие	Ответственные лица
понедельник		Встреча в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.
	Размещение в гостинице «Европа»
	Обед в ресторане гостиницы «Европа»
	Экскурсия по г. Минску	Эшмакунова О.О.
	Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П.
			Славиков С.С.
	Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»	Славиков С.С.
	Переговоры	Петров П.П.
	Обед в ресторане «Журавинка»	Эшмакунова О.О.
	Продолжение переговоров	Петров П.П
	Концерт во Дворце Республики	Эшмакунова О.О.
		Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	Завершение переговоров. Подписание итоговых документов	Петров П.П
	Фуршет в офисе ООО «Лютик»	Эшмакунова О.О.
	Свободное время
	Официальный обед с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П
	Проводы в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.

Ответственный за организацию приема

иностранной делегации Петров П.П. Петров

К приезду зарубежной делегации готовятся две программы: общая , предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) – для организаторов приема. Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания их в стране (изготавливается типографским способом и вручается всем членам делегации в начале визита). В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации:

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

8. Визит в посольство или консульство (при обоюдном согласии сторон; уровень приглашаемого сотрудника диппредставительства необходимо соотносить с уровнем делегации).

Официальный статус встречающего главы делегации должен соответствовать официальному статусу приезжающего главы делегации. При определении языка переговоров преимущество имеет язык принимающей стороны. При выборе подарка необходимо учесть существующее официальное и протокольное старшинство внутри делегации. Организация (учреждение), принимающая зарубежную делегацию, обеспечивает своевременное разъяснение своим гостям основных положений указанных документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм, а также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания их в Республике Беларусь, передвижение по территории страны и на въезд из Республики Беларусь по истесении определенного им срока пребывания.

Права и обязанности членов зарубежных делегаций в Республике Беларусь регламентируется следующими основными документами:

· Законом Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан в Республике Беларусь» № 2339 – ХІІ от 3 июня 1993г.

· Правилами пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденными постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1654 от 25 октября 1999г.

· Положением о депортации иностранных граждан и лиц без гражданства Республики Беларусь, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1653 от 25 октября 1999г.

· Инструкцией о порядке выдачи иностранным гражданам и лицам без гражданства виз Республики Беларусь, утвержденной МИД, МВД и Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь.

Деловая виза выдается на срок 90 дней консульскими учреждениями. Приглашение принимающей стороны является основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну. Принимающая сторона обязана в течении трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов зарубежных гостей в органах внутренних дел.

40. Приветствия и обращения, принятые в протокольной практике, их роль в укрепления деловых отношений.

Формы обращения, принятые в разных странах, определяются национальными традициями и культурными особенностями. Но, существуют универсальные правила, которых можно придерживаться в межународном общении. При обращении к лицам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг или учёную степень, в большинстве стран обходятся без упоминания имени: «Господин министр», «Господин посол», «Господин мэр» «Господин полковник» и др. Только в Гемании в подобном случае присоединяется фамилия, например «Госпоин доктор Браун». В этикете существует замечательное правило: обращаясь к официальному лицу, обычно его как бы повышают в должности. Так, подполковника называют «Господин полковник», заместителя министра – «Господин министр», посланника – «Господин посол».

К жещинам предпочтительно обращаться по фамилии мужа. При труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам». Люди одного возраста и положения (особенно женщины) обычно не употребляют обращение “мадам” по отношению друг к другу, так как это свидетельствует, что произносящий сознательно ставит себя ниже того, к кому обращается. Это же правило распространяется на обращение “сэр”. Это обращение употребляется по отношению к достаточно известным, занимающим особое положение в обществе людям, во избежание частого повторения их официальных званий и рангов. Сэр Элтон Джон именует пресса и Королева Великобритании певца Элтона Джона.

У европейцев и американцев принято упрощать личные отношения с иностранцами путём перехода на дружеское обращение: «друг Гельмут», «друг Борис»и т.д. Однако, это опускается только с обоюного согласия и с учётом служебного статуса партнёров.

Этикет межунароного общения предполагает также при обращении к высоким особам знание и правильное употребление титулов. (Таблица 4 )

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

Исследователь А.Тряпицина перечисляет несколько компонентов процесса межкультурного взаимодействия :

Речевая культура,

Культура общения,

Информационная культура,

Стиль культурного поведения,

Профессиональная культура,

Культура быта и труда,

Культура управления и т.д.

Все эти компоненты имеют прямое отношение к имиджу делового человека. Что ещё раз подтверждает необходимость обучения деловой этики и деловому этикету разных стран. В связи с расширением международных культурных связей Республики Беларусь менеджерам СКС необходимо строить свой имиж с учётом различий в восприятии стереотипа делового человека, сложившегося в разных культурах.

В последнее время эти вопросы широко освящаются в научной и научно-популярной литературе: практических пособиях Л.В.Лойко и Г.Н.Михалькевича «Приём зарубежной делегации» и «Протокол и этикет международного общения», И.И.Калачёвой «Молодёжь и поликультурное образование в высшей школе», книги Р.Льюиса Д. «Деловые культуры в межународном бизнесе. От столкновения к пониманию», Д.Холла «Как понять иностранца без слов», Д.Честара «Деловой этикет». Популярные серии изданий познавательно-развлекательного характера, которые знакомят с культурными особенностями стран: «Настольная книга бизнесмена», «Эти странные Американцы», «Эти странные Шотланцы» и др.

16 ноября объявлен ЮНЕСКО Международным днём толерантности. Обучение толерантности имеет большое практическое значение для личностного роста менеджера СКД и его профессионального совершенствования. Модель профессионала, включающего в свой имидж качества толерантной личности важна и своевременна, для жизнедеятельности в многонациональном мире. Для предпринимательской деятельности необходимо умение принимать решения, находить быстрые и адекватные способы реагирования на складывающиеся ситуации. Но это не представляется возможным без умения вести диалог с другим человеком, природой, обществом. Вести диалог – это значит взаимодействовать, а главным условием взаимодействия как отмечает В.В. Шалин, является толерантность [Шалин В.В. Толерантность. Ростов н/Д, 2000].

Белорусским предпринимателям в новом веке предстоит решать важную задачу интеграция республики в европейское и всемирное сообщество. Культура национального общения - необходимое условие формирования имиджа делового человека. Принципы поликультурного (многокультурного) образования выполняют функции адаптации, выживаемости, повышения стрессоустойчивости личности. Элементы культуры делового человека, способствующие установлению позитивного диалога представлены на схеме 6.[ И.И. Калачева c.115.]