Бланк графика отпусков - это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Руководитель обязан его составлять. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 16 декабря (за 2 недели до конца года). И не забудьте о новых правилах, внесенных статьями 185.1 и 262.2 ТК РФ.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 16.12.2019 — является нарушением трудового законодательства. Таким образом, утвердите его до этой даты.

Существует унифицированная форма Т-7, содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите его поставить подпись в поле «Утверждаю» формы Т-7.

В Трудовом кодексе РФ появилась . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, поинтересуйтесь, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 лет и предпенсионеров — 2 дня ежегодно) (ст. 185.1 ТК РФ ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 13.03.2019 N 124н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения». В 2020-м проходят диспансеризацию граждане 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981, а те, кто старше — ежегодно. Пока нет четких ведомственных указаний, обязательно ли включать эти дни в план отпусков, но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем форму пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Рассмотрим, как составить заполнить и утвердить график отпусков на 2020 пошагово. Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но разрешено использовать и график отпусков в Excel (программа позволяет создать удобный планировщик — умный график отпусков, автоматизирующий учет, он дан в приложении к статье).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Заполняем столбцы 1-6: названия структурных подразделений, наименование должности, Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-м столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также разрешено в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ на самом бланке — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец показывает самые распространенные формулировки).

Закон требует, чтобы работники были ознакомлены с графиком отпусков. Подтверждением этого является личная подпись каждого работника — либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в графике отпусков. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.

Столбцы 7-10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

В качестве бланка для написания графика отпусков применяется стандартизированная форма №Т-7, принятая постановлением Госкомстата РФ. Заполненный график подписывается начальниками отдела кадров и структурных подразделений и подтверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.
В вышеуказанном графике отражаются такие виды отпусков:

• ежегодные отпуска;
• оплачиваемые ежегодные отпуска (дополнительные);
• неиспользованные отпуска.

• болезнь сотрудника;
• исполнение работником государственных обязанностей в отпуске, предусматривающих освобождение от работы;
• невовремя выплаченные отпускные;
• невовремя предупрежденный сотрудник о начале отпуска.

• совместителях, даты отдыха которых синхронизируются со сроками отпуска по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
• несовершеннолетние (согласно ст.267 ТК РФ, не достигшие возраста 18 лет сотрудники имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности - минимум до 31 календарного дня);
• женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу же после него (ст.122 и ст.260 ТК РФ), а также мужчины, жены которых находятся в «декрете» (ст.123 ТК РФ);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ст.122 ТК РФ); жены и мужья военнослужащих (имеют право уйти в отпуск не по графику одновременно с супругами в соответствии со ст.11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997г.);
• инвалиды войны и ветераны боевых действий (ст.14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995г.);
• «чернобыльцы» — лица, подвергшиеся воздействию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС (закон РФ №1244-1 от 15.05.1991г.)

Отказ от отпуска по графику

Может ли сотрудник отказаться от отпуска? Согласно статье 122 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск сотруднику ежегодно и работник не может от него отказаться. Перенос отпуска описан в предыдущей главе.

Срок хранения графика отпусков в организации

Срок хранения графика отпусков составляет один год со дня его окончания (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558)

Популярные вопросы

Нужно ли ознакамливать работников с графиком отпусков?

Ответим коротко — ДА.

Можно ли в графике отпусков указывать только месяц?

Можно, но лучше писать сразу т.к. потом придется дополнительно согласовывать с сотрудником даты отпуска. Не указывать даты отпуска можно, когда на предприятии сменный график работы и еще неизвестно какие смены будут работать. Когда станут известны смены — согласовываются даты отпуска.

Кто составляет график отпусков по Трудовому Кодексу?

График составляется работодателем, а именно кадровой службой предприятия, либо если ее нет, руководителем.

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

• на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
• в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
• срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
• срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

• работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

• удлиненный отпуск (30 календарных дней);
• дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
• дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

• в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
• часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
• в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).